Novembre 19, 2022

Come “un passo in più” (6° spreco aziendale) può affondare la tua azienda e rubarti tintinnanti dobloni dalla tua cassa… e come lo “spaghetti chart” può ribaltare questa pericolosa tendenza…

Come un passo in più 6° spreco aziendale può affondare la tua azienda e rubarti tintinnanti dobloni dalla tua cassa e come lo spaghetti chart può ribaltare questa pericolosa tendenza

Buongiorno e bentrovato,

6° spreco aziendale “lo spreco di movimento”…

In questo articolo ti voglio parlare di uno spreco che di solito viene sempre trascurato dai titolari di uno store sia nel settore food che nel settore servizi.

“Ma, se sottovalutato, a fine anno può assestare dei veri e propri colpi da “ko” al tuo business”

Per iniziare voglio partire da un’esperienza accaduta nella realtà, durante una delle mie tante analisi Kaizen, nel settore del food.

 

Come di consueto, se mi segui nei social, avrai capito che molto spesso se hai bisogno di parlare con me ti basta prendere un treno… (è molto probabile che io sia lì ad aspettarti)…

Ricordo che quella mattina a Termini, alle ore 6:00, la stazione già pullulava di persone un po’ assonnate e un po’ indaffarate e perse a pianificare la loro giornata, chi leggeva e-mail, chi era intento ad affogare il sonno in un cappuccino con immancabile brioche, chi fissava il vuoto cosmico difronte a lui come in preda a una visione mistica.

 

Poi c’ero io…

“Occhiali inforcati, borsa a tracolla che già stavo visionando tutte le foto possibili dello store nel quale avrei dovuto effettuare un’analisi Kaizen per suggerire spunti di miglioramento nei vari processi, nonostante avessi più di 5 ore di treno che mi separavano dalla meta”

Con mia grande soddisfazione il treno non aveva ritardi (almeno per questo giro mi era andata bene…) e il viaggio è filato tutto liscio come l’olio.

 

Una volta arrivato a destinazione per ottimizzare i tempi mi sono subito precipitato nello store del cliente, che mi stava attenendo.

Ricordo benissimo lo stupore che mi colpì… (in positivo s’intende)

Era uno store che sembrava nuovo di pacca, tipo un’auto appena uscita dal salone che profuma ancora di nuovo, fantastico mi sono detto!
Tra me e me ho sorriso… c’era una “piccola” probabilità che il lavoro fosse in discesa…

 

Lo spreco di movimento può essere presente anche in un locale appena aperto?

locale appena inaugurato

Locale appena inaugurato

Una volta salutato il proprietario ci siamo subito messi al lavoro, come prima cosa mi piace fare un “tour” per visionare tutto lo store prima di addentrarmi nelle varie analisi.

Seconda cosa, durante questa visita guidata nello store ho la possibilità di conoscere meglio e socializzare con tutto lo staff.

CONSIGLIO: familiarizzare con lo staff è molto importante in quanto successivamente saranno una parte fondamentale del processo di miglioramento dello store. Insomma… in parole spicce è molto meglio entrarci in confidenza e “portarli dalla tua parte”.

RICORDA: solo con la collaborazione e partecipazione di tutti si possono ottenere vantaggi e risolvere eventuali problematiche, come si dice di solito “tutti devono remare nella stessa direzione”.

Il titolare del format durante il tour mi ha raccontato che il punto vendita era stato ristrutturato da pochissimo e la parte del bancone front era stata ottimizzata facendo tesoro di tutte le inefficienze riscontrate durante i primi anni di apertura.

 

Tutto sembrava scorrere liscio…

 

Fino a quando…

 

Non siamo arrivati a visionare la cucina… e, come dicevano i Matia Bazar:

“…ti sento, un brivido lungo la schiena un colpo che fa pieno centro…”

Questa è stata la sensazione che ho provato perché ho visto subito che qualcosa non andava bene e anche in quell’occasione dovevo far uscire il “Mister Kaizen” che era in me.

 

Ecco sinteticamente cosa non andava:

  • Lunghi percorsi che gli operatori dovevano fare;
  • Difficoltà di comunicazione fra operatori data dalla distanza e da ostacoli (pareti divisorie);
  • Posizionamento degli arredi (frigo ecc…) errato;
  • Arredi che creavano strettoie di passaggio agli operatori;
  • Magazzino distante dalla cucina;
  • E altre piccole cose a corredo di queste macro-disfunzioni.

In sostanza, ricapitolando in una frase:

Sprechi di movimento degli operatori e in situazioni di alto flusso il rischio di aver bisogno di maggiore forza lavoro a causa dell’errata disposizione della cucina”

 

Spreco di movimento che cos’è e cosa lo causa?

Come prima cosa e bene differenziare lo spreco di trasporto (già trattato in questo articolo) dallo spreco di movimento.

Mentre lo spreco di trasporto si verifica quando si spostano materiali o documenti tra:

  • Processi.
  • Reparti o uffici.

Lo spreco di movimento riguarda gli spostamenti all’interno della singola area di lavoro (esempio la cucina, nel caso in esame).

Dunque, i lavoratori devono camminare nello store per reperire materiali o rifornire le proprie postazioni.

 

Questo può causare infortuni, allungamento dei tempi di produzione e molto altro, ad esempio rientra in questo spreco anche “girare” per lo store per raccogliere attrezzature o materiali per riuscire a completare le mansioni in carico a ogni membro dello staff.

In pratica, giusto per darti una visione a 360°, lo spreco di movimento è causato da:

  • Spostamento delle persone tra le aree produttive;
  • Spostamento delle persone fra i reparti;
  • Ricerca di materiale;
  • Ricerca di utensili;
  • Movimenti nella logistica.

 


Spreco di movimento come si affronta e come si risolve? La fase di analisi

In base all’esperienza maturata nel campo ti voglio regalare la mia personale checklist su come approccio la problematica per giungere a una soluzione.

Queste fasi devono essere applicate ogni volta che ci si trova davanti a uno spreco e sono esattamente le fasi che ho applicato nell’esempio che ti ho raccontato sopra per individuare i vari problemi.

 

Ecco la scaletta logica:

  1. Analizzare il problema e porsi delle domande.
  2. Definire le inefficienze.
  3. Misurare le inefficienze.
  4. Trovare e mettere in atto le opportune operazioni per correggere le inefficienze.

A questo proposito ti elenco una serie di domande “tipo” che ad esempio ti deve porre nel caso di un magazzino (spesso il luogo dove lo spreco di movimento abbonda) che non funziona bene e presenta delle problematiche.

Nota:

A te che leggi il compito di identificare le domande in base all’area che, dopo la lettura di questo articolo, vorrai ottimizzare.

 

Passiamo alla pratica, ecco le domande che ti devi porre:

  • Dove si trova l’ingresso della merce?
  • Come è posizionato il magazzino rispetto alle unità produttive?
  • Che dimensioni ha il magazzino?
  • Come è organizzato? Scansie, pallet, scaffali e le automazioni?
  • Che compiti deve svolgere il magazziniere?
  • Come viene svolta l’accettazione merce?
  • Quante volte viene percorso il magazzino dagli operatori?
  • Quanti carichi e scarichi vengono fatti?
  • L’allestimento delle scansie è ottimizzato?
  • La merce ad alta rotazione è più vicina alle linee di produzione?
  • Quanto materiale di “ristagno” potrebbe essere smaltito per dar spazio alla logistica migliorandone i percorsi?
  • Le scansie sono facilmente accessibili o serve qualche scaletto o transpallet scomodo e di cui gli operatori devono rubarsene l’utilizzo?
  • Il layout della logistica è ottimizzato per ridurre gli spostamenti?

Una volta che hai risposto a queste domande potrai avere un quadro preciso della situazione, avrai cioè analizzato il problema (1° fase).

 

Spreco di movimento definire chiaramente le inefficienze, come fare?

Per definire le inefficienze dello spreco di movimento devi adottare un semplice e particolare diagramma chiamato:

“Spaghetti chart”

Tranquillo non devi diventare un esperto di come si impiattano gli spaghetti o come si cucinano gli “spaghetti perfetti”!

Questo diagramma viene chiamato così perché il suo sviluppo assomiglia a degli spaghetti (vedi foto sotto).

Diagramma spaghetti chart

Diagramma spaghetti chart

A cosa serve la spaghetti chart?

“Il termine spaghetti charts sta ad indicare uno strumento attraverso il quale si può evidenziare una serie di informazioni che sono connesse ad ogni singola procedura legata ai flussi di movimento e al layout di un’azienda”

Operativamente parlando devi disegnare il layout dell’area interessata (come vedi nella foto sopra) dunque poniamo il caso la cucina del tuo store.

Successivamente devi prenderti del tempo, durante i turni di lavoro, per disegnare i collegamenti tra le isole, cioè le varie zone, della cucina che compiono i tuoi operatori.

Dunque, se un tuo operatore deve preparare supponiamo una piadina tu o l’incaricato alla verifica deve collegare con una linea tutte le volte che il tuo operatore si muove per andare a procurarsi le materie prime per produrre quella piadina o l’utilizzo degli strumenti (forno, frigo ecc…).

 

Ad esempio, si sposta dal banco preparazioni per:

  • Prendere la piadina in frigo (poi ritorna al banco preparazioni);
  • Prendere il prosciutto nelle celle frigorifere (poi ritorna al banco preparazioni);
  • Tagliare il prosciutto (poi ritorna al banco preparazioni);
  • Lavare l’insalata (poi ritorna al banco preparazioni);
  • Mettere il prosciutto in frigo (poi ritorna al banco preparazioni);
  • Ecc….

L’immagine che uscirà da questa analisi sarà molto stilizzata ma ti darà l’idea della moltitudine di movimenti che vengono effettuati ogni giorno durante la preparazione di una piadina (in quest’esempio).

Questo diagramma fa leva soprattutto sull’evidenziare i movimenti a colpo d’occhio.

CONSIGLIO: questa operazione sopra descritta andrebbe eseguita in più momenti della giornata al fine di conoscere esattamente l’entità degli spostamenti e le criticità che ne derivano quando si verificano i famosi “picchi” lavorativi (momento in cui nel tuo store ci sono più clienti e quindi più comande da realizzare).

 

Definendo le criticità logistiche e di magazzino potrai evidenziare gli eventuali atteggiamenti sbagliati come potrebbero essere:

  • La disorganizzazione delle posizioni dei materiali;
  • L’errata gestione delle consegne;
  • La confusione nei ritiri dei piatti pronti;
  • La cattiva gestione degli spazi di lavoro;
  • L’errato stoccaggio delle merci nel magazzino;
  • Il mancato allestimento dell’area di lavoro con le materie prime necessarie alla preparazione;
  • Ecc….

Come si misurano le inefficienze rilevate dallo spaghetti chart?

orologio per misurare il tempo o contapassi

Contapassi per staff

Una volta evidenziata l’esistenza dello spreco di movimento per preparare la nostra piadina è necessario anche misurarne numericamente il costo in termini di tempo.

In pratica quanto tempo ha impiegato il tuo operatore a creare questa piadina?

Per avere il polso dello spreco di movimento, infatti, non puoi affidarti solo alle sensazioni visive o alle percezioni (il “ci ha messo tanto!Non basta devi essere matematico).

Devi necessariamente far parlare di numeri.

 

Che significa questo?

 

Semplice, devi raccogliere i dati che poi dovranno essere misurati, pesati, e analizzati anche con l’utilizzo di metodi molto semplici.

Nel caso della preparazione della piadina puoi infatti contare i passi che il tuo operatore ha compiuto in tutta la fase di preparazione e di conseguenza il tempo che ha impiegato per preparare la piadina.

CONSIGLIO: puoi dotare il tuo personale di contapassi.

Ora puoi stimare precisamente e mettere in relazione due fattori:

  • Quanto ci è voluto per preparare la piadina.
  • Quanto incassi dalla vendita di quella piadina.

Solo adesso sei pronto, se ritieni ci siano sprechi di movimento, per pensare di attuare un piano di azione per eliminare o quanto meno ridurre il più possibile questa inefficienza.

Spreco di movimento, come correggere le inefficienze?

A questo punto è arrivato il momento di mettere in atto delle operazioni correttive cioè pensare ad una soluzione per eliminare lo spreco di movimento.

È importante che queste correzioni siano direttamente collegate all’entità del problema rilevato e vadano a trovare la radice del problema.

 

Che cosa intendo con radice del problema…

 

Sempre tornando all’esempio della piadina la soluzione NON può essere:

“Licenzio il mio operatore e trovo una persona che cammini più svelta”

Questo non vuol dire andare alla radice del problema.

 

Oppure istruisco i miei operatori a prepararsi, prima di ogni turno di lavoro, la postazione con tutte quelle materie prime/strumenti che di solito servono durante il lavoro.

Certo questa è una soluzione (non dico che non sia valida e da attuare) ma tenendo presente il vecchio trito e ritrito principio di Pareto che afferma che:

“il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti”

questo sta a significare che non devi esaminare e migliorare tutte le criticità all’interno del processo ma in primis ti devi concentrare sul principale problema che incide maggiormente rispetto a tutti gli altri.

In questo caso (preparazione piadina) ad esempio la radice del problema sta nell’errata distribuzione logistica della cucina (ricordi il caso studio che ti ho raccontato all’inizio dell’articolo?).

spaghetti chart prima e dopo intervento

Spaghetti chart prima e dopo intervento

Questo errato posizionamento degli arredi della cucina è la radice di tutto, è quella la causa principale che costringe il tuo operatore a percorrere la maratona ogni volta che deve preparare una piadina perché ad esempio la tua cucina ha il frigo posizionato al lato opposto del tavolo di lavoro e l’affettatrice vicino all’ingresso della cucina.

 

E credimi…

 

Molte volte queste cose si verificano perché chi ti arreda la cucina non ha la minima idea di cosa voglia dire lavorare in cucina e basa il suo studio del layout solo da un punto di vista visivo…

“Guarda che bella cucina che ti ho arredato i macchinari e gli attrezzi quasi non si vedono”

Ca…spita…

Mica ci deve lavorare dentro il Renzo Piano di turno…

CONSIGLIO: poni attenzione alla disposizione degli arredi in cucina non fidarti dell’architetto di turno ciecamente… parlane con il tuo staff (capo cuoco, cuoco, ecc…) loro sapranno dirti se ha un senso pratico.

 

Kaizen, migliorare per piccoli passi perché è fondamentale

Infine, ti ricordo questo principio fondamentale da tenere presente…

La parte psicologica non è per nulla secondaria alla fase pratica (quella del cambiamento).

Ti consiglio di procedere a piccoli passi rendendo il cambiamento più gestibile e contenuto possibile per il tuo staff, o per lo meno cerca di coinvolgerli per creare quella unità di intenti che consente di remare uniti verso il miglioramento continuo.

 

Spreco di movimento altri spunti in pillole per migliorare

Di seguito un semplice elenco che può servirti come spunto per migliorare l’inefficienza dello spreco di movimento ad esempio in cucina:

  • Previsioni di fatturato nei vari momenti della giornata;
  • Storico relativo al mix di vendite (sulla base dei dati di vendita puoi sapere quanti prodotti vendi e di che tipo, questo ti consentirà di avere nelle postazioni la giusta quantità di materia prima necessaria);
  • Definire le regole di frigoriferi, banchi frigo, sportelli, scaffali e mensole affinché ci siano stampate le liste dei prodotti con i relativi quantitativi. In questo modo non potrà/dovrà succedere che durante il picco il tuo operatore si debba spostare per andare a prendere materie prime che già dovrebbero essere lì (ammenoché non si sia superata la previsione di fatturato attesa);
  • Una volta definiti gli spazi e i quantitativi bisognerà fare i rifornimenti prima dell’inizio del picco, quindi prima della colazione, del pranzo, ecc, utilizzando la “lista della spesa” che consentirà all’operatore di segnare cosa manca in ogni postazione e con un unico viaggio o comunque col minor numero di viaggi possibili (carrello, cestino, ecc) andare in magazzino per prendere quanto necessario.

L’obiettivo di questo articolo è sempre quello di darti pochi ma utili consigli, in maniera che tu possa applicarli fin da subito e apportare un miglioramento al tuo lavoro.

Anche per oggi è tutto! Ai prossimi articoli, il viaggio continua.

 

Ti saluto con questa domanda:

“Hai mai valutato se nel tuo store ci sono sprechi di movimento nei vari reparti/aree/uffici?”

 

“Il miglioramento è sempre possibile, se lo vuoi”

Marco Sinceri
#misterkaizen #zerosprechi #miglioramentocontinuo #analisiKaizen #kaizen #netkaizen #kaizenmodels #kaizengroup

Hai capito l’importanza di eliminare gli sprechi all’interno della tua azienda? E vuoi l’aiuto di una persona esperta del settore?

clicca qui e compila il form per informazioni sulla analisi kaizen

Facebook
LinkedIn
WhatsApp
Email