Buongiorno e bentrovato,
In questo nuovo articolo torniamo a parlare del mondo Kaizen e andiamo a scoprire il quinto spreco aziendale, lo spreco “scorte”, e come questo può affondare la tua azienda.
Ogni volta che analizzo questo spreco nella mia mente si disegna sempre un’immagine che mi richiama alla trasmissione Overland.
Te la ricordi? I camion enormi arancioni che andavano a scoprire gli angoli più nascosti del pianeta, lo trasmetteva Rai 1 in seconda (quasi) terza serata.
…21 spedizioni in 25 anni,
oltre 565.000 chilometri di percorrenza totale (pari a 14 volte la circonferenza della Terra) coperti in oltre 2.300 giorni di viaggio attraverso 445 frontiere di Paesi appartenenti alle più disparate zone geografiche e fasce climatiche del pianeta.
Ecco…
Scorte e Overland ma che cosa ci azzecca?
Immaginati lì, nel mezzo di una foresta mentre guidi con la tua squadra uno di questi mega camion arancioni di Overland…
La giornata è di quelle piovose, dunque il fango è il tuo solo fedele compagno di viaggio e…
mentre stai attraversando, (con il tuo camion carico di ogni cosa ti possa servire in un viaggio così), un punto molto pericoloso vista la presenza di acqua, fango e crateri in quella che si poteva definire strada…
…succede quello che non ti aspetti…
Senti il camion, in particolare la parte posteriore, sprofondare letteralmente nel terreno la sensazione era quella di essere inghiottiti dalla terra, mangiati vivi.
Blocchi tutto, spegni il camion e tutto il team si riversa in strada…
Inizi a posizionare assi di legno formate con le uniche cose che madre natura mette a disposizione, tutto per uscire il prima possibile da quella situazione.
Ok, ok, ok ma che cosa c’entra questa cosa qui con le scorte? Starai pensando ora (dubbio logico)
Continua la lettura e capirai molto bene che cosa lega le scorte ai camion Overland, e da quel momento ti verrà spontaneo, come spingere la frizione prima di cambiare marcia, associare le scorte ai camion Overland.
Per ora, ma solo per ora, usciamo dal pantano della foresta e abbandoniamo i nostri camion arancio.
“Scorta” che significa questo termine?
Come oramai hai imparato mi piace sempre iniziare con il definire il termine “scorta” in maniera da fugare qualsiasi dubbio e partire così tutti dalla stessa base.
Scorta significa:
“Accantonamento o riserva di viveri o di altri materiali, o anche di denari, atti a far fronte a eventuali o prevedibili necessità”
Tralasciando, in quanto fuori discorso, il significato di “guida, sorveglianza o protezione” la parola scorta può anche essere definita come:
“Quantitativo di materiali presente all’interno del sistema produttivo in attesa di essere sottoposto ad un processo di trasformazione o di distribuzione”
E ancora, entrando più in profondità del significato:
“Sono quei prodotti presenti nel processo di produzione (processo che permette di portare sul mercato un prodotto o servizio) o commercializzazione. Si tratta di prodotti che si muovono tra due punti della catena di approvvigionamento e ottimizzano il collegamento tra le aziende e i fornitori.”
Come hai potuto vedere da queste definizioni prese da fonti e/o contesti differenti (dizionario, contesto economico, contesto aziendale) esiste un “file rouge” che unisce tutte le varie definizioni.
Ma qual è?
È molto semplice, in tutte le definizioni ricorre il concetto di “prodotti pronti da usare in futuro”.
Dunque, sono prodotti che nel momento “presente” non servono e restano fermi in magazzino (frigo, armadio, stanza ecc…).
Le scorte sono molto importanti e vitali per ogni azienda/attività di vendita di prodotti, penso ad esempio al settore food in generale, ma devono essere calibrate bene per evitare di trasformarsi in uno spreco aziendale.
Lo spreco “scorte” che cos’è?
Quando le scorte non sono studiate a tavolino, ben pensate e gestite al meglio (ottica Kaizen del miglioramento continuo) da tuo alleato nella giungla mentre guidi il tuo camion Overland si trasformano in maniera repentina in dispensatrici di sciagure.
O meglio da alleati diventano sprechi…
Esempio pratico:
Mario è il proprietario di uno splendido ristorante lungo lago, lo scenario che circonda il locale di Mario sembra essere disegnato dal miglior scenografo di Hollywood.
Alberi verdi dalla folta chioma si estendono a perdita d’occhio fino al lago e i loro lunghi rami sembrano sfiorare la superficie del lago che appare appena appena increspata.
Un leggero venticello anche nei periodi di caldo africano rendono piacevoli le giornate e i pranzi degustati difronte a questa meravigliosa vista.
Mario è un proprietario attento e super scrupoloso e il suo primo pensiero e non rimanere mai senza i prodotti in cucina.
Tutti i piatti del menù devono essere fatti!
(questo era il suo motto)
Questa fissazione ha portato Mario a dedicare ben 120mq. al magazzino e riempirlo fino in ogni suo singolo spazio di prodotti.
Il suo ristorante è blindato da questo punto di vista per 8/9 mesi.
Si esatto hai capito bene.
Per 8/9 mesi Mario, volendo, potrebbe non comprare praticamente più nulla e continuare a cucinare i suoi preziosi piatti.
Il suo locale riceve consensi, un mare di consensi, recensioni positive ecc… ma… il 93% di queste riportano sempre un piccolo P.S. in fondo…
Il P.S. che da piccola falla diventa un gigantesco foro
…continuiamo…
Che cosa sarà quel P.S. comune presente in tutte le testimonianze e recensioni?
Bene, in tutte era scritto (grosso modo il significato era questo):
“Bellissimo posto fuori, cibo squisito, gentilezza e cortesia di casa. Ma… caspita i bagni sono troppo vecchi in piena dissonanza col il resto del locale”
Tutto bello per i clienti ma in tanti si vedevano costretti a segnalare la questione “servizi” perché spezzava, distruggeva quella esperienza paradisiaca che stavano vivendo prima di entrare in bagno.
Cioè quella porta era come la porta del camion Overland, separava due mondi:
- Il primo mondo tutto perfetto, (dentro al camion, seduto a tavola a mangiare).
- Il secondo mondo, un girone dantesco (un lago di fango e camion impantanato, un bagno da casa horror).
Mario è conscio di questo problema ma, la sua fobia dal rimanere senza materie prime, gli impedisce di agire sul problema, cioè:
“Sistemare i servizi e renderli all’altezza di tutto il resto del locale e far vivere una piena esperienza positiva ad ogni suo cliente”
Ecco un esempio pratico di come le scorte da tuo alleato diventano il tuo incubo.
Scorta: quando diventa spreco fermati
Se utilizzi le scorte come Mario, la tua vita lavorativa sarà come il camion Overland impantanato ogni 2 chilometri e sempre in emergenza.
Ai primi segnali che qualcosa non funziona nella gestione delle scorte fermati e riprogramma tutto (evita lo spreco).
“Non è mai una perdita di tempo, ma un investimento acuto per il tuo futuro”
Le scorte diventano spreco quando generano:
- Aumento dei costi operativi dell’azienda (una volta che produci del materiale in eccesso qualcuno dovrà movimentare quei prodotti causando spreco di trasporto. I prodotti non è detto che vengano utilizzati tutti e subito aumenta così il rischio di obsolescenza cioè il prodotto scade o diventa vecchio e inutilizzabile).
- Aumento di affitti, i materiali prodotti vanno stoccati in magazzini che a loro volta sono legati alla stipula di polizze assicurative.
- Difficoltà organizzative interne tra reparti.
- Immobilizzazione del capitale aziendale (qualunque esso sia) concetto di costo/opportunità.
Ricordati che le scorte:
“Rappresentano comunque un capitale che deve ancora produrre un guadagno sia per il produttore che per il cliente”
Il concetto di costo/opportunità
Questo concetto è molto importante a livello strategico per una buona conduzione di un’azienda (un ristorante, un bar, uno studio ecc…).
Tutti gli imprenditori investono il loro denaro all’interno della propria azienda e una parte di questi investimenti sono immobilizzati/impiegati per acquistare i materiali.
Mi spiego, tutte le materie prime, i semi lavorati e i prodotti finiti impegnano del denaro.
Questo denaro però, potrebbe essere impiegato ed investito in altre attività (sempre all’interno dell’azienda) o nuovi investimenti che producano maggior valore.
Questo è il sottile equilibrio che ogni imprenditore, e dunque anche tu che leggi, deve saper fare.
“Giuste scorte per non bloccare il capitale”
Vediamo un esempio pratico:
Sempre il nostro Mario è proprietario di un’azienda che produce cinture, Mario decide di immobilizzare sotto forma di scorte 10 milioni di euro.
La decisione è stata presa da Mario senza consulti con esperti del settore ma basandosi solo sulla sua esperienza personale e su alcune notizie “poco felici” sentite dal telegiornale.
Pensa invece se Mario, con un buon processo di analisi Kaizen, riuscisse a migliorare e ridurre le scorte di 2 milioni di euro si troverebbe con 2 milioni di euro (10-8) da poter reinvestire nella sua azienda.
Scorte come sintomo di altri problemi?
Nella pratica di tutti i giorni e dopo più di 24 analisi Kaizen eseguite ho riscontrato che spesso le scorte non sono la causa, ma sono solo il sintomo evidente di altri problemi nascosti nel sistema produttivo.
Ad esempio:
- Inefficienze produttive (personale non formato a dovere).
- Inaffidabilità degli impianti e/o macchinari.
- Produzione non livellata (squadre che lavorano meglio e di più).
- Fornitori inaffidabili (non consegnano mai come promesso).
Mi è capitato, infatti, di vedere magazzini pieni di scorte di materiali anche deperibili fatte esclusivamente perché il fornitore non riusciva mai a rispettare le tempistiche di consegna e dunque per tutelarsi il proprietario è stato costretto ad aumentare le scorte.
Ancora, mi è capitato di vedere scorte eccessive di alcuni prodotti (olio e condimenti) semplicemente perché venivano rotti molti contenitori durante i turni di servizio.
Questi problemi (e molti altri ce n’è sono) trasformano le scorte in ulteriori problemi chiamati appunto sprechi.
Il mio consiglio, dunque, è quello di risolvere prima i problemi e le criticità alla base, nell’esempio di prima capire se esiste un altro fornitore? Oppure capire il motivo per cui durante i turni di servizio vengono rotti tanti contenitori di olio ecc…
E solo in un secondo momento andare a migliorare e ridurre di conseguenza le scorte.
Perché se si riducono prima le scorte… verranno a galla i problemi (che le scorte coprivano) e sarà un caos totale.
Pensa ad esempio:
Ok da questo mese si dimezza l’acquisto di olio, senza prima capire il perché delle rotture, secondo te che cosa succederà?
È presto detto… un giorno in cucina si griderà:
“ALLARME NON C’È PIÙ OLIO”
È possibile ridurre le scorte e incrementare le prestazioni?
La riduzione delle scorte (e dunque dello spreco) deve essere un punto importante nella gestione della tua attività sia per un imprenditore che per un libero professionista.
La loro riduzione non può essere fine a sé stessa e deve essere sfruttata per incrementare le prestazioni dei processi produttivi.
Tutto questo però, si deve combinare con la “massimizzazione” di tutto il flusso produttivo che deve essere presente.
Per poter raggiungere questo obiettivo, è necessario quindi:
- Ridurre le scorte.
- Gestirle in modo mirato e oculato
Ad esempio:
Scorte posizionate correttamente all’interno di un processo produttivo permettono di garantire i giusti tempi di produzione e la tempestiva risposta al mercato, aumentando la competitività dell’azienda.
Livelli adeguati di scorte, garantiscono:
- La continuità del flusso produttivo.
- La disponibilità dei materiali necessari.
- Evitano ritardi.
Infine, una corretta gestione permette di ridurne il costo, ricavandone il massimo dei benefici.
Dall’altro lato, decisioni sbagliate conducono ad un peggioramento delle performance dei processi e non ad un loro vero miglioramento.
E per chiudere…
Tornando all’inizio dell’articolo… se ti ricordi eravamo rimasti al camion Overland impantanato…
La soluzione per uscire da quella situazione è stata svuotare completamente il camion di tutte le scorte per alleggerirlo e inserire delle tavole sotto alle ruote.
Successivamente le scorte sono state divise in tutti i camion Overland presenti per evitare succedesse ancora.
Come sempre l’obiettivo di questi articoli è sempre quello di darti pochi ma utili consigli, in maniera che tu possa applicarli fin da subito e apportare un miglioramento al tuo lavoro.
Anche per oggi è tutto! Ai prossimi articoli, il viaggio continua.
Ti saluto con questa domanda:
“Hai valutato bene se nella tua azienda le scorte sono gestite in maniera produttiva?”
“Il miglioramento è sempre possibile, se lo vuoi”
Marco Sinceri
#MisterKaizen #Zerosprechi #Miglioramentocontinuo #AnalisiKaizen
Hai capito l’importanza di eliminare gli sprechi all’interno della tua azienda? E vuoi l’aiuto di una persona esperta del settore?
